Polityka Prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób odwiedzających serwis internetowy dostępny pod adresem in-finance.pl (dalej: „Serwis”), osób kontaktujących się z nami oraz naszych Klientów i kontrahentów, a także zasady stosowania plików cookies.

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: „RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest In-Finance Aleksandra Keller z siedzibą w Łomiankach, ul. Wiosenna 68a; 05-092, wpisana do rejestru CEIDG, NIP: 525-121-62-20, REGON: 529100203 (dalej: „Administrator”, „In-Finance” lub „my”).

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• e-mailowo: biuro@in-finance.pl
• listownie: na adres siedziby Administratora.

3. Skąd pozyskujemy dane i jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy dane, które przekazujesz nam bezpośrednio, w szczególności poprzez formularz kontaktowy, wiadomość e-mail, rozmowę telefoniczną lub w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy. W zależności od sytuacji mogą to być:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, stanowisko;
• dane rejestrowe i rozliczeniowe: adres, NIP, REGON, numer rachunku bankowego;
• treść korespondencji i informacje przekazane w związku z zapytaniem;
• dane techniczne zbierane automatycznie podczas korzystania z Serwisu: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, dane z plików cookies (zob. pkt 11).

Dane osób reprezentujących Klientów lub wskazanych przez nich jako osoby kontaktowe możemy otrzymać od tych Klientów albo z publicznych rejestrów (np. KRS, CEIDG, Biała lista podatników VAT).

4. Cele, podstawy prawne i okres przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Jak długo przechowujemy dane
Odpowiedź na zapytanie przesłane przez formularz, e-mail lub telefonicznie	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzielaniu odpowiedzi; art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy zapytanie dotyczy zawarcia umowy	do czasu udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji, a następnie maksymalnie przez 12 miesięcy, chyba że dojdzie do zawarcia umowy
Przygotowanie oferty, zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług księgowych, doradczych, kadrowo-płacowych i podatkowych	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do zawarcia i wykonania umowy	przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń
Kontakt z osobami reprezentującymi Klienta lub wskazanymi do kontaktu	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na sprawnej realizacji umowy	przez czas trwania współpracy z Klientem
Wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych i rachunkowych (np. wystawianie i przechowywanie faktur)	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej i ustaw podatkowych	przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie naszych praw	do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z Kodeksu cywilnego
Prowadzenie statystyk i analiza ruchu w Serwisie (cookies analityczne)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda	do czasu cofnięcia zgody lub wygaśnięcia pliku cookie
Zapewnienie prawidłowego działania i bezpieczeństwa Serwisu (cookies niezbędne)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu działania Serwisu	przez czas wskazany dla danego pliku cookie (zob. pkt 11)

5. Przetwarzanie danych w imieniu Klientów

Świadcząc usługi księgowe i kadrowo-płacowe, przetwarzamy również dane osobowe, za które odpowiada nasz Klient, np. dane jego pracowników, współpracowników czy kontrahentów. W takim przypadku administratorem tych danych jest Klient, a In-Finance działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 RODO.

Osoby, których dane dotyczą w tym zakresie, powinny kierować swoje żądania przede wszystkim do Klienta jako administratora. Jeśli taka prośba trafi do nas, niezwłocznie przekażemy ją Klientowi.

6. Odbiorcy danych

Twoje dane możemy przekazywać wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów, następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom usług IT, w tym hostingu Serwisu, poczty elektronicznej i oprogramowania księgowo-kadrowego;
• dostawcom narzędzi analitycznych – wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody;
• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi prawne, doradcze, audytorskie i pocztowe lub kurierskie;
• bankom – w zakresie realizacji płatności;
• organom publicznym, w tym urzędom skarbowym, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych i Głównemu Urzędowi Statystycznemu – gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa lub z zakresu zleconych nam usług.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie robią to na podstawie umowy powierzenia i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady przetwarzamy dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Niektórzy nasi dostawcy (np. dostawca poczty, narzędzia analitycznego) mogą przetwarzać dane poza EOG. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

Aby skorzystać z przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami w sposób wskazany w pkt 2. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. Bez podania danych kontaktowych nie będziemy jednak mogli odpowiedzieć na Twoje zapytanie, a bez danych niezbędnych do zawarcia umowy – zawrzeć jej i wykonać. W zakresie, w jakim podanie danych wynika z przepisów prawa (np. dane do faktury), jest ono wymogiem ustawowym.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

11. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu podczas przeglądania stron, oraz podobną do nich pamięć lokalną przeglądarki. Stosujemy następujące rodzaje plików cookies:

• Niezbędne – zapewniają prawidłowe działanie Serwisu, np. zapamiętanie Twojego wyboru dotyczącego plików cookies oraz logowanie osób zarządzających Serwisem. Nie wymagają zgody.
• Analityczne – pozwalają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z Serwisu, i ulepszać jego treść. Korzystamy w tym celu z narzędzia Google Analytics. Stosujemy je wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody.

Przy pierwszej wizycie w Serwisie wyświetlamy baner, w którym możesz zaakceptować pliki cookies analityczne albo wybrać tylko niezbędne. Swój wybór możesz w każdej chwili zmienić, korzystając z odnośnika „Ustawienia cookies” w stopce Serwisu. Możesz także zarządzać plikami cookies lub je usuwać w ustawieniach swojej przeglądarki; ograniczenie plików niezbędnych może jednak wpłynąć na działanie Serwisu.

Wykaz plików cookies

Nazwa	Dostawca	Cel	Rodzaj	Czas przechowywania
if-cookies (pamięć lokalna przeglądarki)	In-Finance	zapamiętanie Twojego wyboru dotyczącego plików cookies	niezbędne	do czasu usunięcia danych Serwisu w przeglądarce
wordpress_test_cookie	In-Finance (WordPress)	sprawdzenie, czy przeglądarka przyjmuje pliki cookies; zapisywany tylko na stronie logowania do panelu administracyjnego	niezbędne	sesja
wordpress_logged_in_* wordpress_sec_*	In-Finance (WordPress)	utrzymanie zalogowania osób zarządzających Serwisem; nie dotyczy odwiedzających	niezbędne	sesja lub do 14 dni
wp-settings-* wp-settings-time-*	In-Finance (WordPress)	zapamiętanie ustawień panelu administracyjnego; nie dotyczy odwiedzających	niezbędne	do 12 miesięcy
_ga	Google Analytics (Google Ireland Limited)	rozróżnianie odwiedzających na potrzeby statystyk odwiedzin	analityczne	do 2 lat
_ga_*	Google Analytics (Google Ireland Limited)	utrzymanie stanu sesji na potrzeby statystyk odwiedzin	analityczne	do 2 lat

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem. Serwis korzysta z szyfrowanego połączenia (protokół SSL/TLS), a dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby zobowiązane do zachowania ich w poufności. Jako firma świadcząca usługi księgowe i doradcze przykładamy szczególną wagę do poufności informacji powierzanych nam przez Klientów.

13. Linki do innych stron

Serwis może zawierać odnośniki do innych stron internetowych, w tym do naszych profili w mediach społecznościowych. Nie odpowiadamy za zasady ochrony prywatności stosowane przez te serwisy i zachęcamy do zapoznania się z ich politykami prywatności.

14. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być aktualizowana, w szczególności w związku ze zmianą przepisów, rozwojem Serwisu lub zmianą stosowanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie, wraz z datą jej obowiązywania.